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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A.

PRELIMINARES

JUSTIFICACIÓN - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política, adopta la presente política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA, como responsable del tratamiento de datos, por medio de este manual implementa todas las acciones necesarias para tratar y proteger los datos personales recogidos en sus bases de datos.

OBJETO - La presente política tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento a todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de las bases de datos que posee el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A.

ÁMBITO DE APLICACIÓN - La presente política se aplica a todas las bases de datos que administra el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA dentro de todas y cada una de sus dependencias, tanto en su sede principal en la ciudad de Medellín en la Calle 50 # 45 – 74, Clínica SOMA, Tercer piso y Cuarto piso.

CONMUTADOR: +57 444 – 06 05, como en todas las sedes que en un futuro se puedan establecer, por parte de los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales y de eventuales terceros que de una u otra manera gestionen bases de datos personales del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A..

Para los efectos de la presente política el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. recopila o almacena la siguiente información:

Datos generales de contacto, tales como: nombre completo, edad, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, correo electrónico.

DATOS PARTICULARES según el tipo de vinculación: Nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, estado civil.

DATOS SENSIBLES: Datos biométricos e historia clínica, éstos solo se recolectarán, incorporarán y/o almacenarán con autorización previa del titular de la información, y cuando sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el titular, siempre y cuando la ley permita acceder a dicha información. Por tanto el acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y limitado a la autorización del titular y a lo estipulado en la normativa vigente.

La recolección de datos personales y el tratamiento de éstos que realiza DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., se hace de forma responsable y legal en cumplimiento del derecho a la intimidad, el Habeas Data y la Protección de Datos Personales, conforme con las normas, procedimientos e instructivos adoptados por el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., así como también conforme al mandato de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes sobre la materia.

NORMATIVA APLICABLE - Estas políticas se rigen y son el resultado de la aplicación del Artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, de los Artículos 1 al 30 de la Ley 1581 de 2012, Artículos 1 al 28 del Decreto 1377 de 2013, los Artículos 1 al 16 del Decreto 886 de 2014 y la Sentencia C-748 de 2011 con ponencia del Dr. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub de la Corte Constitucional, que declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado, 046 de 2010 Cámara.

RESPONSABILIDADES - Toda persona que tenga acceso a bases de datos y/o tenga relación con el desarrollo de los negocios del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. es responsable a título personal, por lo que debe dar cumplimiento a las presentes políticas.

La Política para el Tratamiento de Datos Personales, es aplicable a la información personal contenida en las bases de datos que se encuentran bajo custodia del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., en su condición de responsable y/o encargado, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas aplicables, las cuales están alineadas con las buenas prácticas internacionales en la materia.

Para cumplir con la relación contractual del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. y el titular de los datos personales, es posible que la información sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, tales como proveedores, instituciones y/o profesionales de la salud, call centers, distribuidores y profesionales en prevención, intermediarios de seguros, personas naturales o jurídicas que presten sus servicios profesionales para efectuar estadísticas, cálculos actuariales, desarrollo de software y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. y prestar correctamente el servicio. Siempre que su información sea entregada o compartida con los anteriores mencionados; el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad de éstas, de tal forma que la información personal de los clientes se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad con el funcionario para el manejo de la información y obligaciones responsables cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. garantizará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, se garantizará la realización de auditorías aleatorias preventivas ya que la Política de tratamiento de datos personales sea divulgada al interior de dichas compañías para la aplicación en todos sus dependientes y contratistas.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES DEL MISMO - Los datos de los titulares con los cuales el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, serán recolectados y tratados conforme a las siguientes finalidades de carácter general y serán confidenciales en la medida que no sea para dar cumplimiento a las obligaciones legales como institución prestadora de servicios de salud, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo a la vinculación del cliente, contratista y/o colaborador.

El tratamiento de los datos personales tendrá como finalidades comunes en la empresa la ejecución y cumplimiento de los contratos, acuerdos y/o convenios destinados a la prestación de servicios y al giro ordinario de los negocios del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., de igual manera, se establecen las siguientes finalidades específicas para el tratamiento de datos personales acorde con las diferentes áreas con las que cuenta la entidad:

· Administración: Para el desarrollo de los procesos de contratación, verificación de referencias, títulos académicos, competencias, visitas domiciliarias, pruebas psicotécnicas, exámenes de ingreso y egreso, capacitaciones, seguridad y salud en el trabajo, afiliaciones a las entidades de Seguridad Social y Pensiones.

· Farmacéutica y enfermería: Para el seguimiento y verificación de reacciones para fármaco-vigilancia pasiva, reportes de fármaco-vigilancia a INVIMA, seguimiento a infecciones, remisión de muestras a laboratorios, revisión de consentimientos informados.

· Calidad y Citas: Para la recolección de datos de ingreso de pacientes, Trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, Reporte de indicadores a SUPERSALUD, información compartida con SOMA.

· Nomina: Para la esquematización de los datos demográficos de los empleados, verificación de referencias, confirmación de afiliación a seguridad social y pensiones.

· Contabilidad: Para el tratamiento de datos de proveedores personas naturales, envío y recepción de consignaciones, estados de cuenta, pagos, transferencias, evaluación de proveedores.

· Facturación: Para el reporte de exámenes y resultados a las EPS, RIPS a las EPS.

· Mantenimiento: Para la recolección de datos de los tecnólogos, ingenieros y proveedores que realizan los mantenimientos de los equipos, reporte de información a la DSSA.

En caso de colaboradores, además de la anterior, permitirán el acceso a sus datos para información a empresas que solicitan verificar datos laborales de los empleados, autorización de créditos de dinero o créditos comerciales, previa verificación de fuente y uso de datos y conforme a las reservas legales, también serán utilizados para realizar procesos de promoción interna, capacitaciones, y contacto directo en caso de ser requerido.

Los datos suministrados por colaboradores, prestadores, socios y demás usuarios del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., podrán ser compartidos con otras empresas para fines comerciales o contractuales, salvo revocatoria expresa del titular de los datos.

CONSULTA DE LA POLÍTICA - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política en sus dependencias, en su página web www.dptoradiologia.com y demás medios idóneos de divulgación.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. hace manifiesta la voluntad de protección de los derechos de los titulares de los datos personales; en tal sentido y conforme a la ley, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares:

1. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales de las bases de datos del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A..

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A.por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de sus datos.

3. Ser informado por el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar, cuando sea el caso, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones al tratamiento de sus datos personales.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder y conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la ley en el tratamiento de datos personales.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR - Los derechos de los titulares establecidos en la ley, podrán ejercerse por las siguientes personas (Artículo 20, Decreto 1377 de 2013):

· Por el titular, quien deberá acreditar su identidad.

· Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar su calidad.

· Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

· Por estipulación a favor de otro o para otro.

· Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

PERSONAS A LAS CUALES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN - La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá ser suministrada por el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. a las siguientes personas:

· A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

· A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

· A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

A los proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, para ello el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGIA S.A se asegurará de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de tratamiento de datos personales de éstas, de tal forma que la información personal de los clientes se encuentre protegida, así mismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable- encargado cuando el tipo de entrega lo amerite.

RESPONSABLE, ENCARGADOS, AUTORIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., identificado con el NIT. 890.933.123-0, con sede principal en la Calle 50 # 45 – 74, Clínica SOMA, Tercer y Cuarto piso; Conmutador: +57 444 - 0605, correo electrónico protecciondedatos@dptoradiologia.com es el responsable del tratamiento y de las bases de datos personales.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO - Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento. En el caso del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., será esta misma la encargada por intermedio del AREA DE SISTEMAS, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de una base de datos específica, de acuerdo al contrato para tratamiento de datos personales.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. pone a disposición todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad a los datos personales que tiene en su poder. En todo caso, verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos pertinentes.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. para el tratamiento de datos personales, solicitará a los titulares su autorización libre, clara, previa, expresa e informada, mediante cualquier medio idóneo que permita el almacenamiento de la misma para los efectos legales.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada, los medios dispuestos son: A través de nuestros canales, software ERP, nuestro portal web, puntos de atención incluyendo Call Centers, o cuando adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios. Se entenderá que la autorización cumple con los requisitos legales cuando el titular lo manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN - Los titulares de los datos personales pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada al DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, el Departamento de Radiología cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. almacena en archivos físicos o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, conforme al Artículo 8 Decreto 1377 de 2013.

ACTUALIZACIÓN DE LAS BASES DE DATOS - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. actualiza de manera permanente sus bases de datos de conformidad con lo señalado en la ley de tratamiento de datos personales.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS - NIÑAS Y ADOLESCENTES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. en cumplimiento de la Ley 1098 de 2006 sobre infancia y adolescencia, de la Ley 1581 de 2012 y de los derechos constitucionales de asociación y de información, reconoce que los menores de edad tienen la posibilidad de que éstos adquirieran la condición de usuarios de los productos y servicios del DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., siempre y cuando actúen a través de o debidamente representados por sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que debe ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.

El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. asume la obligación de respetar y brindar las garantías para que los menores de edad, que tengan la condición de usuarios puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información, como lo consagra la Ley 1098 de 2006.

En cumplimiento de la normatividad colombiana respecto a menores de edad y del proceder responsable a que está obligada el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A., para con la sociedad, asumimos los siguientes compromisos:

1. Excluir de nuestro sistema de información a cualquier persona menor de edad, que haya afirmado tener una edad superior a está, en el momento de registrarse como usuario.

2. Dar a conocer a las autoridades de cualquier situación delictiva de la que tenga conocimiento que ponga en peligro la integridad de un menor de edad. Para ello brindará toda la colaboración que requieran los órganos de seguridad del Estado.

TRANSFERENCIAS DE DATOS PARA TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. puede transmitir o transferir de manera parcial o total los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objeto social, para lo cual solicita autorización de su titular e implementa las acciones necesarias para el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia, mediante contratos o convenios que así lo establezcan.

PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabientes o representantes.

Para el ejercicio de sus derechos, suministraran al menos la siguiente información:

· Nombre del titular:

· Identificación:

· Procedimiento solicitado: consulta corrección actualización supresión revocatória:

· Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud:

· Documentos que corroboren la solicitud (opcional): Datos de contacto:

· Dirección:

· Teléfono:

· Correo electrónico:

FIRMA

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico protecciondedatos@dptoradiologia.com para elevar sus consultas; así mismo, recibe solicitudes en su sede en la ciudad de Medellín en la Carrera 46 N° 50 – 28 Edificio La Palencia, Sexto piso, Consultorio 601; Conmutador: +57 444 - 0605. En la solicitud el titular indicará los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

PROCEDIMIENTO PARA CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN O SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES - El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. en cumplimiento de lo preceptuado por el régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales a solicitud del titular o su representante, con el lleno de los datos señalados en procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

El término máximo que tiene el DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA para atender la solicitud, es de quince (15) día hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al *RESONANCIA MAGNETICA* RAYOS X CONVENCIONALES* ECOGRAFIA GENERAL, OBSTETRICAS Y DOPPLER*ESCANOGRAFIA MULTICORTE*MAMOGRAFÍA Y ESTEREOTAXIA*

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES INTERVENCIONISTAS CALLE 51 No. 45-93 CONSULTORIO 309 TELS.:4440605 FAX: 5127243 CLINICA SOMA vencimiento del primer término.

No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES - El titular de los datos personales o su representante, puede revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a protecciondedatos@dptoradiologia.com conforme el procedimiento para el ejercicio del derecho de los titulares de los datos personales.

El DEPARTAMENTO DE RADIOLOGÍA S.A. elimina o suprime el dato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, de lo contrario, el Titular, tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

FECHA DE ENTRADA Y VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS - La presente política rige a partir del día 1 de octubre de 2016, es indefinida, la información permanecerá almacenada por el término necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada, mientras no sea modificada por parte de las autoridades competentes, la normativa vigente o a solicitud